Transaktionsüberwachung

Die Herausforderung

Eine grosse Menge an Bankbelege werden täglich angeliefert. Diese müssen sortiert und an die jeweiligen Sachbearbeiter verteilt werden. Dann folgt eine manuelle Prüfung, ob ein Beleg eine Transaktion aufweist, welche gesondert behandelt werden muss. Dies nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und es kann ohne weiteres geschehen, dass Belege in diesem manuellen Prozess untergehen.

Unsere Lösung

Mittels DocumentProfiler werden im Verarbeitungsprozess Beträge (Einzelbeträge, Detailtransaktionsbeträge) ausgelesen und in ProVerifier zur visuellen Prüfung dargestellt. Der Mitarbeiter kann diese Beträge in einem ersten Prozess überprüfen und bei Bedarf auch weitere Beträge pro Beleg erfassen.

Im Anschluss werden die Belege samt den Transaktionsdaten durch ein Regelwerk geleitet, welches vom Treuhänder bestimmt wird. Folgende Stellhebel stehen in dieser Lösung zu Verfügung:

• Zuteilung der Belegart und Transaktionsart. Über die Zuteilung dieser Parramenter kann bestimmt werden, welche Belegtypen überhaupt in eine Transaktionsüberwachung fliessen. So können Zinsabrechnungen beispielsweise aus dem Prozess ausgeschlossen werden. Jeder Treuhänder bestimmt die für sein Unternehmen ädequeten Belegtypen und kann diese individuell anpassen
• Erfassen der Betragslimiten. Der Treuhänder ist dazu angehalten Risikokategorien je Mandat zu erfassen und diese mit Betragshöhen (A, B, C Risikoklassen, Barbeträge ab CHF 25‘000)  zu hinterlegen. DocumentProfiler bestimmt aufgrund der Einträge im KYC, welche Belege in eine Transaktionskontrolle fliessen und welche durchgeleitet werden können.
• Gesonderte Prüfung. Bei neuen Mandatsbeziehungen oder solchen die ein gesondertes Augenmerk notwendig ist, können individuell bestimmte Parrameter überprüft werden, wie beispielsweise jeder Beleg der ABC Stiftung muss dem Sachbearbeiter zur Prüfung vorgelegt werden.

Im Anschluss an diese Prüfung werden die Transaktionsdaten an das KYC weitergegeben zu weiteren Schritten wie das Erstellen von Reports, etc.