Mandats-Aktenscanning

Die Herausforderung

Treuhänder verwalten neben unzähligen Bankbelegen eine Unmenge an Mandatsakten. Diese zu digitalisieren, um sie im Unternehmen elektronisch zur Verfügung zu stellen, birgt eine grosse Herausforderung. Sollen Akten gescannt werden, liegt das Wissen über die Dokumente vielfach nicht beim Scanoperator sondern beim jeweiligen Sachbearbeiter, der die Mandate betreut.  

Unsere Lösung

Wir haben eine Lösung erarbeitet, welche es dem Sachbearbeiter ermöglicht, aus einer Applikation Deckblätter zu erstellen, die den zusammengestellten Mandatsakt beschreiben. Es steht dem Treuhänder frei, welche Indexwerte (Suchbegriffe) er übergeben möchte. Vielfach werden Mandatsinformationen wie Mandatsbezeichnung, Mandatsnummer, ein Datum sowie eine individuelle Beschreibung definiert. Diese Informationen werden direkt beim Erstellen des Deckblatts mit der Mandatsverwaltungslösung (ERP, CRM, etc.) abgeglichen und validiert.

Der Akt wird dann vom Scanoperator gescannt und steht danach im jeweiligen Dokumenten Management System als Volltext-PDF zur Verfügung.