Dokumentensicherheit und -freigabe

Die Herausforderung

Dokumente stellen im Unternehmen eine kritische Grösse dar. Informationen in Dokumenten sind vielfach nur unternehmensintern zu verwenden. Heutzutage stehen in vielen Unternehmen Scanner, Kopierer, etc. zur freien Verfügung und die Mitarbeiter haben diverse Möglichkeiten, Informationen nach aussen zu tragen.  Wird intern ein konsequentes Securitymodell umgesetzt, endet dies nicht allein mit einer Zutrittskontrolle zum Büro, Einschränkungen genutzter Applikationen oder durch Verweigern des Austauschs von Daten (z.B. per USB Stick). Zusätzlich zu diesen Massnahmen müssen auch Kopiercenter und Scanner eingebunden werden. 

Unsere Lösung

Durch das Einbinden einer zentralen Scan-Station und dem Einsatz von DocumentProfiler wird jedes gescannte Dokument in einen Freigabeprozess weitergeleitet. Das Dokument wird berechtigten Personen (z.B. Partnern) in einer Freigabeapplikation zur Verfügung gestellt, wo das Dokument freigegeben oder ablehnt werden kann. Ein abgelehntes Dokument wird umgehend gelöscht und die Löschung protokolliert. Ein freigegebenes Dokument wird verschlüsselt und steht danach in der jeweiligen Businessapplikation wie der Mandatsverwaltung oder dem Dokumenten Management System zur Verfügung.