Lavorando con le Risorse Umane (HR), il personale, o l’organico normalmente implica molti documenti, alcuni dei quali non sono solo importanti ma anche confidenziali.
- Contratti con i dipendenti
- Certificati di formazione
- Profili lavorativi
- Piani della formazione
- Rapporti medici
- Programmazione settimanale
- Specifiche delle retribuzioni
- Specifiche delle tasse annuali
- etc.
Archiviare, gestire, tenere aggiornati, e riprodurre copie di questi documenti per un utilizzo successivo è un compito ingente quando il numero di impiegati supera una manciata o due – immaginate il carico di lavoro quando l’organico è costituito da migliaia.
Con il MultiArchive tutto ciò è storia!
Il MultiArchive acquisirà automaticamente qualsiasi documento stampato direttamente dal sistema di gestione dei dipendenti e lo aggiungerà a quei documenti da Word, Excel, e da altri applicativi di Office insieme alle copie scansionate di ogni documento cartaceo, e siete facilmente sulla strada della cartella elettronica del personale.
Vantaggi:
- riduzione: dei costi
- del tempo impiegato all’archiviazione dei documenti
- dello spazio impiegato all’interno dell’ufficio per l’archivio
- della carta utilizzata per l’archivio dati
- dei costi per le stampe per le copie archivio
- degli armadi per l’archiviazione
- delle cartelle
- del tempo utilizzato per ricollocare documenti in archivi a lungo termine
- dello spazio utilizzato per gli archivi a lungo termine
- dell’hardware utilizzato per gli archivi a lungo termine
- del tempo per disporre gli archivi a lungo termine
Vantaggi gratuiti
- riduzione del tempo speso per la ricerca di documenti negli archivi
- riduzione del tempo speso per la ricerca di documenti dagli archivi a lungo termine
- Disponibilità immediata ovunque all’interno dell’organizzazione
- Disponibilità immediata ovunque nel mondo
- Migliore disponibilità 24/7
- Migliore protezione contro la perdita di dati ed il danneggiamento
- Maggior sicurezza in accesso
- Maggior verificabilità
- Maggior gerarchizzazione
- Maggior flessibilità
Costi
- Moduli MultiArchive (Base e rapporti)
- Assistenza nell’implementazione
- Dischi, nastri, e supporti ottici per l’archivio
ROI (Redditività dell’investimento)
- Rimborso tipico in meno di un anno
"A volte le autorità ci hanno richiesto l’invio della documentazione specifica relativa allo stipendio di un impiegato precedente. Prima di utilizzare il MultiArchive dovevamo trovare tutti i documenti della cartella relativa nel nostro archivio cartaceo, perdendo più di un ora per trovare i documenti relativi. Ora siamo in grado di inviare tutti i documenti direttamente. Se la richiesta giunge telefonicamente siamo in grado di inviare i relativi documenti durante la conversazione con il funzionario – direttamente dal MultiArchive via e-mail o fax. Spesso ciò è causa di stupore da parte di chi è all’altro capo del telefono." Susanne Grumløse, presso Aarsleff
